Egal, ob nah oder fern – wer dienstlich viel unterwegs ist, fragt sich spätestens beim Erstellen der Einkommensteuererklärung, ob und wie er die Reisekosten als Werbungskosten steuermindernd geltend machen kann. Generell ist Voraussetzung für die Geltendmachung von Werbungskosten, dass die Aufwendungen dem Erwerb, der Sicherung oder dem Erhalt von Einnahmen dienen. Reisekosten kann der Steuerpflichtige also dann absetzen, wenn die zugrundeliegende Tätigkeit etwa Fortbildungszwecken in einem ausgeübten Beruf oder der Berufsausübung selbst dient und er diese selbst tragen muss.
1. Welche Aufwendungen können als Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden?
1.1 Fahrtkosten
Steuermindernde Fahrtkosten können entstehen, wenn z. B. der Steuerpflichtige seinen eigenen Pkw für berufliche Fahrten nutzt. Hierbei können die tatsächlichen Kosten mit Einzelnachweisen oder anhand von Pauschalen geltend gemacht werden. Bei einem Kfz liegt die Pauschale bei 0,30 Euro je Fahrtkilometer. Werden dagegen öffentliche Verkehrsmittel benutzt, so ist der entrichtete Fahrpreis neben möglichen Zuschlägen, z. B. für eine Sitzplatzreservierung, anzusetzen.
1.2 Verpflegungsmehraufwendungen
Der Arbeitnehmer kann ebenfalls in Höhe bestimmter Pauschalen Aufwendungen für Verpflegung bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit steuermindernd angeben. So berücksichtigt das Finanzamt
z. B. für eine eintägige auswärtige Tätigkeit (ohne Übernachtung) im Inland eine Verpflegungsmehraufwandpauschale von 12,00 Euro, wenn der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von der Wohnung und der regulären Tätigkeitsstätte entfernt arbeitet. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit sind für den Anfahrts- und Abreisetag jeweils 12,00 Euro anzusetzen, für ganze Tage dagegen 24,00 Euro je Abwesenheitstag.
Für eine Dienstreise im Ausland gelten andere Pauschalsätze, die das Bundesministerium der Finanzen (BMF) regelmäßig veröffentlicht. So können aktuell beispielsweise bei einer dienstlichen Tätigkeit in London bei mindestens 24-stündiger Abwesenheit 62,00 Euro abgezogen werden.
Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit während einer auswärtigen Tätigkeit, so wird diese dann nicht als Arbeitslohn besteuert, wenn der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten im Rahmen seiner eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen könnte. Die Verpflegungspauschalen sind jedoch zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während dieser Zeit Mahlzeiten finanziert.
1.3 Kosten einer Unterkunft
Übernachtet der Arbeitnehmer auf der Dienstreise, so kann er die Unterkunftskosten, etwa für die Nutzung eines Hotelzimmers, als Werbungskosten in seiner Steuererklärung angeben. Das Finanzamt berücksichtigt hierbei nur die tatsächlichen Übernachtungskosten und keine Pauschalen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer nimmt an einer beruflichen Fortbildung in Deutschland teil. Es entstehen die folgenden Kosten:
Kosten für eine Bahnfahrt 100,00 Euro
Kosten für ein Hotelzimmer (ohne Verpflegung) 180,00 Euro
Zwischensumme 280,00 Euro
Des Weiteren kann der Arbeitnehmer, etwa wenn es sich um eine zweitägige berufliche Tätigkeit oder Fortbildung handelt, für den An- oder Abreisetag jeweils die Pauschale von 12,00 Euro in Anspruch nehmen, ohne dass es auf eine Mindestabwesenheit ankommt. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall also 304,00 Euro von seiner Steuerlast absetzen. Würde die Fortbildung drei Tage dauern, so könnte er für den Zwischentag, also den Tag, der 24 Stunden dauert, eine Pauschale von 24,00 Euro absetzen. Die gesamte Verpflegungspauschale würde in diesem Fall also 48,00 Euro betragen. Hinzu kommen mögliche Reisenebenkosten, etwa Kosten für Parkplatzgebühren oder für die Beförderung und die Aufbewahrung von Gepäck.
2. Kann der Arbeitgeber dienstliche Reisekosten dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten?
Eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist dann möglich, wenn die Reisekosten die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen. Aufwendungen für Übernachtungen, die im Inland anfallen, können nur in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten bzw. steuerfreie Arbeitgebererstattung berücksichtigt werden. Fallen dagegen Übernachtungskosten im Ausland an, so kann der Arbeitgeber diese dem Arbeitnehmer entweder in Form von Pauschbeträgen oder in der Höhe der tatsächlichen Kosten ersetzen. Aber auch hier kann der Arbeitnehmer Werbungskosten nur in der tatsächlich angefallenen Höhe geltend machen.
3. Umsatzsteuer
Für die Umsatzsteuer gelten besondere Regelungen. Hier stellt sich z. B. die Frage, ob der Arbeitgeber bei einer Erstattung der Reisekosten an seinen Arbeitnehmer ein Recht zum Vorsteuerabzug hat, also seine eigene Umsatzsteuerzahllast mindern kann. Dieses ist generell möglich, es gelten jedoch Besonderheiten.
Fazit
Um dienstliche Reisekosten steuerlich geltend machen zu können und dabei den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem qualifizierten Experten gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen unter www.stbk-niedersachsen.de.
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