Die, die es betrifft kennen das: Steuerpflichtige, die Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) erstellen, müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten. Dies gilt sobald sie unternehmerische Prozesse EDV-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen. Eine Verfahrensdokumentation dient somit als Nachweis, die Anforderungen von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung zu erfüllen. Achtung: Auch Kleinunternehmer sind laut der Finanzverwaltung zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Diese können Unternehmen entweder selbst anfertigen – oder noch besser – sich von ihrem Steuerberater unterstützen lassen.
Was ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Nach Auffassung der Finanzverwaltung beschreibt die Verfahrensdokumentation den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Bei einem elektronischen Dokument wäre das die Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Kurzgefasst: Sie soll einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen geben. Bei einer Betriebsprüfung wird sie in der Regel im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert, um den Betriebsprüfern eine effektive Prüfung der digitalen Steuerunterlagen zu ermöglichen. Die Verfahrensdokumentation ist für den Betriebsprüfer praktisch das Handbuch zum Unternehmen. Aber auch das Unternehmen selbst kann von der Verfahrensdokumentation profitieren, um bspw. Abläufe und Prozesse zu optimieren.
Bestandteil einer vollständigen und korrekten Verfahrensdokumentation ist ein internes Kontrollsystem. Dieses soll die Einhaltung der Verfahrensanweisungen zum Umgang mit Belegen und Daten überwachen und muss in der Verfahrensdokumentation aufgeführt werden. Eine Verfahrensdokumentation ist dabei keine einmalige Sache. Sie muss laufend aktualisiert und fortgeführt werden.
Digitalisierung von Belegen
Ein wichtiger Aspekt bei der Verfahrensdokumentation ist die digitale Buchhaltung und dabei insbesondere die Überführung aller Belege in eine elektronische Version. Die Digitalisierung und anschließende Archivierung von Belegen, inklusive der Vernichtung der Originalbelege, wird als ersetzendes Scannen bezeichnet. Zusammen mit den anderen Prozessen in der Buchhaltung ist dieser Vorgang aufzeichnungspflichtig und muss in der Verfahrensdokumentation genauestens dokumentiert werden. Durch die Möglichkeit, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Unternehmen und Steuerberater.
Fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation?
Die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation wird im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert. Wenn bei einer Betriebsprüfung keine oder nur eine fehlerhafte Verfahrensdokumentation vorgelegt wird, kann es passieren, dass der Prüfer die Buchführung verwirft und die Besteuerungsgrundlage schätzt. Diese Auffassung der Finanzverwaltung ist zwar umstritten, da keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht. Dennoch kann dies in der Praxis zu einer Hinzuschätzung führen. Wenn die Buchführung allerdings inhaltlich korrekt ist und trotz fehlender Verfahrensdokumentation keine Mängel bei der Nachvollziehbarkeit bestehen, ist eine solche Schätzung durch den Betriebsprüfer bzw. die Finanzverwaltung nicht ohne weiteres möglich. Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Seiten der Finanzverwaltung allerdings durch die fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation nicht mehr gewährleistet, wird u. U. geschätzt.
Vorteile der Verfahrensdokumentation für das Unternehmen
Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist nicht nur sinnvoll, um bei einer Steuerprüfung abgesichert zu sein. Sie bietet darüber hinaus auch weitere Vorteile für das Unternehmen. Denn durch die ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert und transparent gemacht. Außerdem können die dokumentierten Abläufe hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft werden. Dadurch können Unternehmensprozesse optimiert werden.
Fazit
Für viele Unternehmer ist der Gedanke an eine Betriebsprüfung kein schöner. Und wenn Betriebsprüfer dann auch noch die Buchführung verwerfen, drohen Hinzuschätzungen, die teuer werden können. Der Schlüssel zu einer fairen Prüfung ist deshalb Zusammenarbeit und Transparenz. Das Herzstück hierbei ist die individuelle Verfahrensdokumentation des Unternehmens. In Eigenregie ist das für viele eine nahezu unlösbare Aufgabe. Die gute Nachricht: Steuerberater unterstützen Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem qualifizierten Berater gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Webseite der Steuerberaterkammer Niedersachsen unter www.stbk-niedersachsen.de.
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