Seit einiger Zeit liest oder hört man, wenn es um Steuern geht, immer wieder von Tax Compliance. Vielfach ist nicht ganz klar, was sich hinter diesem Begriff genau verbirgt. Einen griffigen deutschen Ausdruck sucht man vergebens. Zudem fürchten viele Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen noch mehr Bürokratie oder weisen darauf hin, dass Tax Compliance für sie wegen der Größe ihres Betriebs keine Rolle spiele. Allerdings lohnt es auch für sie, sich mit dem Thema auseinander zu setzen. Zumal Tax Compliance eigentlich nichts bahnbrechend Neues bedeutet, dahinter steckt nur ein neuer Blickwinkel auf Altvertrautes.
Was ist Tax Compliance?
Jeder Steuerbürger ist verpflichtet, dem Finanzamt im Besteuerungsverfahren alle steuererheblichen Tatsachen zutreffend mitzuteilen. Er hat seine Steuererklärung fristgerecht zu erstellen und einzureichen und seine Steuern pünktlich zu entrichten. Gerade bei Unternehmern kommen noch zahlreiche weitere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hinzu, damit die in der Steuererklärung gemachten Angaben überprüft bzw. nachgewiesen werden können. Jeder, der diese Pflichten sorgfältig und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erfüllt, verhält sich „compliant“. Compliance heißt letztlich nicht mehr als Regelerfüllung, im Bereich des Steuerwesens spricht man dann von Tax Compliance.
Warum ist Tax Compliance wichtig?
Seit einigen Jahren stellt die Finanzverwaltung strengere formale Anforderungen an eine ordnungsmäßige Betriebs- und Geschäftsführung. Gerade die Dokumentation der betrieblichen Maßnahmen gewinnt an Bedeutung, um nicht im Prüfungsfall Nachschätzungen hervorzurufen. Wenn Fehler dazu geführt haben, dass zu wenig Steuern gezahlt wurden, steht außerdem schnell der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum. In anderen Ländern geht die Finanzverwaltung vermehrt dazu über, im Rahmen von Risikomanagementsystemen eine Eingruppierung der Steuerpflichtigen hinsichtlich ihrer Verlässlichkeit bei der Einhaltung steuerlicher Pflichten vorzunehmen. Wer als compliant eingestuft ist, kann ggf. mit Erleichterungen im Steuerverfahren rechnen.
Wie richtet man ein Tax Compliance Management System ein?
Die Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems ist ein geeignetes Mittel, um das Bemühen eines Betriebsinhabers um Einhaltung seiner steuerlichen Pflichten gegenüber der Finanzverwaltung zu dokumentieren. Es gibt dafür kein allgemeinverbindliches Muster, da die Betriebe sehr unterschiedlich und vielfältig sind. Damit ein solches System seine Wirkung entfalten und tatsächlich „gelebt“ werden kann, muss es auf den konkreten Betrieb maßgeschneidert werden. In kleineren Unternehmen sind in sich geschlossene und dokumentierte Compliance Systeme bisher selten anzutreffen. In der Regel gibt es eine Vielzahl einzelner Maßnahmen, die aber nicht dokumentiert sind. Der erste wichtige Schritt besteht daher darin, den Ist-Zustand zu überprüfen und darzustellen. Dazu zählen alle steuerlichen Sachverhalte, die sich im Betrieb abspielen, wie z. B. steuerliche Kassenführung, Aufbewahrungsfristen oder Rechnungserstellung. Darauf aufbauend kann dann überlegt werden, ob und welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind.
Unterstützung durch den Steuerberater
Viele kleine und mittlere Unternehmen lassen ihre steuerlich relevanten Aufgaben ganz oder zum Teil von einem Steuerberater erledigen. Auch bei der Systematisierung und Dokumentation von Tax Compliance-Maßnahmen können Steuerberater unterstützen. Sie können vor allem dabei helfen, die schon im Betrieb vorhandenen Kontrollmaßnahmen zu erfassen, zu systematisieren, sie ggf. zu ergänzen und zu dokumentieren. Zu solchen Maßnahmen gehört oftmals ein Vier-Augenprinzip. Danach kontrollieren sich zwei Mitarbeiter beispielsweise bei der Rechnungserstellung gegenseitig. Bei der Kassenführung wird ein System eingeführt, das steuerlich wasserdicht und kassennachschau- bzw. betriebsprüfungskonform ist. Ebenso kann ein Steuerberater zusammen mit dem Unternehmer die wichtigsten steuerlichen Risiken für das Unternehmen identifizieren und bewerten sowie ggf. die zuständigen Mitarbeiter für diese Risiken sensibilisieren. Wichtig ist vor allem, dass festgelegt und deutlich gemacht wird, wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind und wer welche Aufgaben zu erfüllen hat.
Fazit
Die Einführung eines Tax Compliance Management Systems bietet die Chance für eine tiefgreifende Analyse und Optimierung der steuerlichen Organisation eines Unternehmens. Der Inhaber kann dadurch nachweisen, dass er sich um die Vermeidung von Fehlern bemüht und dass kein Organisationsverschulden vorliegt. Damit kann er auch straf- und bußgeldrechtliche Risiken für sich deutlich vermindern. Zudem sind Banken bei vorhandenen Kontrollsystemen eher bereit, Kredite zu gewähren. Ein Tax Compliance Management System ermöglicht oftmals auch steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Knopfdruck. So können Schieflagen im Betrieb sofort lokalisiert und behoben werden.
Um Fallstricke bei der Tax Compliance zu umgehen, empfiehlt es sich auch für kleine und mittlere Unternehmen, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Orientierung bei der Suche nach einem solchen Experten gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
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