Seit Beginn der Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen die Reisetätigkeit deutlich abgenommen. Mit der fortschreitenden Impfkampagne werden Dienstreisen aber wieder möglich. Auch nimmt das Bedürfnis nach persönlichen Kontakten im geschäftlichen Bereich wieder zu. Betrieblich veranlasste Reisekosten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tragen dabei in der Regel die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber. Wichtig ist es, sich vor Reiseantritt die steuerrechtlichen Grundsätze für Reisekosten noch einmal in Erinnerung zu rufen, um böse Überraschungen nach dem Ende einer Reise zu vermeiden.
Was zählt alles zu den Reisekosten?
Zu den Reisekosten zählen klassisch die Übernachtungs- und Fahrtkosten, aber auch Reisenebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen. Nachgewiesene Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten können ohne Begrenzung in der Höhe von Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden. Besonderheiten gelten für Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: Hier kann unter Nachweis der Gesamtkosten oder über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden. Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten Pauschalen, bis zu denen diese als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt werden. Auch für Übernachtungskosten kann z. B. bei einer Übernachtung bei Freunden eine Pauschale von 20 Euro angesetzt werden. Nicht zu den Reisekosten zählen weitere Kosten z. B. für Reisekleidung, Koffer oder den Verzehr aus der Minibar. Für betrieblich veranlasste Auslandsreisen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie bei Reisen innerhalb von Deutschland. Allerdings gibt es aufgrund des unterschiedlichen Preisniveaus in den Ländern und zum Teil auch für einige besonders teure Städte unterschiedliche Höhen der Pauschalen.
Was ist bei Verpflegungsmehraufwendungen zu beachten?
Wer beruflich reist, hat meistens höhere Kosten für die Verpflegung. Diese werden durch eine steuerfrei gezahlte Verpflegungspauschale ausgeglichen. Je nach Dauer des Aufenthalts und Zielort der Reise ist diese Pauschale unterschiedlich hoch. Wer im Inland mehr als acht Stunden auf Dienstreise ist, erhält eine Pauschale von 14 Euro. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt diese 28 Euro. Für An- und Abreisetage werden 14 Euro gewährt. Stellen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber der Belegschaft aber Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt und zwar um 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.
Wie wirken sich Reisekosten steuerrechtlich bei Unternehmen, Selbstständigen, Freiberuflern und Arbeitnehmern aus?
Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler können betrieblich veranlasste Reisekosten in der Regel als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dazu müssen die entsprechenden Nachweise vorhanden sein. Unter gewissen Voraussetzungen kann zudem die durch die Reisekosten tatsächlich angefallene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Dafür sind insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-)Rechnungen zu beachten. Vorsteuer kann z. B. bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.
Auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können die Kosten für beruflich veranlasste Reisen grundsätzlich als Werbungskosten geltend machen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Kosten, die in der Einkommensteuererklärung angegeben werden, noch nicht durch den/die Arbeitgeber/-in erstattet wurden. Wurden die Ausgaben zu einem gewissen Teil bereits übernommen, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Differenz steuerlich geltend machen. Dienstreisende sollten die wichtigsten Eckdaten wie den Anlass, die Strecke und die Reisedauer schriftlich festhalten, um die Reise gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein.
Fazit
Um den Überblick beim Thema Reisekosten nicht zu verlieren und steuerliche Fallstricke zu vermeiden, empfiehlt es sich, Expertenrat bei Steuerberaterinnen und Steuerberater einzuholen. Orientierungshilfe bei der Suche gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
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