Die Digitalisierung ist das Megathema der letzten Jahre. Die gesamte Wirtschaft befindet sich in der Phase der digitalen Transformation. Aufgrund der Corona-Pandemie hat diese Entwicklung einen weiteren Schub bekommen und auch viele kleine und mittelständische Unternehmen erfasst. Die Unternehmen erkennen die Potentiale der Digitalisierung und befassen sich mit den verschiedensten Technologien, um ihren Geschäftsalltag zu optimieren. Zugleich besteht jedoch große Unsicherheit. Die Digitalisierung des geschäftlichen Umfeldes bringt Chancen mit sich, birgt aber durchaus auch Risiken. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen müssen daher auf diesem Weg begleitet werden, um keine unnötigen Fehler zu begehen. Ein Steuerberater kann als Digitalisierungsberater helfen und die Mandanten Schritt für Schritt bei dem Übergang hin zu digitalen Prozessen unterstützen.
Mit den folgenden beispielhaft aufgeführten Maßnahmen kann der Digitalisierungsprozess mit Hilfe eines Steuerberaters in Gang gebracht werden:
Elektronische Rechnungen
Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen kann im Geschäftsleben viel Zeit und Geld eingespart werden. Der zeitaufwendige Weg über den Zustelldienst und das Frankieren von Papierrechnungen entfällt. Für Unternehmen besteht ab dem 27. November 2020 bereits eine grundsätzliche Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen an Behörden. Die Umstellung auf die E-Rechnung ermöglicht zudem einen schnelleren Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen. Allerdings existieren in der Praxis viele Formate und Übertragungswege, die individuell zu beurteilen sind. Dabei kann der Steuerberater ein wichtiger und kompetenter Ansprechpartner sein.
Digitales Kassenbuch
Gerade für kleinere Unternehmen ist der Einstieg in die digitale Welt durch das Führen eines digitalen Kassenbuches einfach umzusetzen. Das handschriftliche Erfassen der Einnahmen und Ausgaben auf Papier entfällt – stattdessen können Inhaber Geschäftsvorfälle bequem am PC eingeben. Der Steuerberater kann bei der Umsetzung behilflich sein, indem er bei der Einrichtung berät und Hilfestellung bei der Datenerfassung gibt. Die Belege können im Unternehmen verbleiben und die Daten aus dem digitalen Kassenbuch können einfach in die Software des Steuerberaters integriert werden. Der Steuerberater kann immer auch im Blick haben, ob ggf. die gestiegenen Anforderungen an elektronische Kassensysteme, wie der Einsatz einer zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung, vom Mandanten erfüllt werden.
Digitale Kontoauszüge
Die Umstellung von Papierkontoauszügen auf digitale Kontoauszüge ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Es gibt kaum noch Unternehmen, die ihre Bankgeschäfte analog abwickeln. Online-Banking ist im Tagesgeschäft angekommen. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind originär digitale Belege. Diese müssen Unternehmer immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahren. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Um diesen Vorgaben zu entsprechen, kann der Steuerberater zusammen mit der Geschäftsbank diverse Möglichkeiten aufzeigen, wie digitale Kontoauszüge richtig archiviert und gleichzeitig in die Buchhaltung beim Steuerberater integriert werden.
Ersetzendes Scannen
Mit der technischen Möglichkeit, Papierdokumente mittels eines Scanners in eine Bilddatei oder eine PDF-Datei umzuwandeln, können (fast) alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wenden sie dieses Verfahren an, können damit die in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formulierten Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und
-aufbewahrung erfüllt werden. Beim Einsatz eines entsprechenden Archivsystems und der Verfahrensdokumentation müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten. Eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der Unternehmer gemeinsam mit ihrem Steuerberater die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten, ist eine wichtige Voraussetzung für das Ersetzende Scannen im Unternehmen.
Sichere elektronische Kommunikation
Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des drohenden Bußgeldes bei Verstößen werden Unternehmen ein großes Interesse an einer sicheren, elektronischen Kommunikation haben. Steuerberater unterliegen einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht, die auch strafbewehrt ist. Steuerberater sind daher mit der Thematik vertraut und können ihren Mandanten Wege und Möglichkeiten einer sicheren, elektronischen Kommunikation aufzeigen.
Betriebswirtschaftliche Beratung
Der Steuerberater ist ein kompetenter Ansprechpartner in betriebswirtschaftlicher Beratung. Die Möglichkeiten dafür verbessern sich, wenn als Grundlage für Analyse und Planung nicht mehr die Daten des letzten Jahresabschlusses dienen müssen, sondern Unternehmer aktuelle unterjährige Daten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen können. Echtzeitdaten können für das Controlling genutzt werden und zeitnahe Anpassungen an erkannte Planabweichungen ermöglichen. Die Investitions- oder Liquiditätsplanung kann monatlich überprüft werden. Eine solche personalisierte und hochqualifizierte Beratung schafft echten, zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen.
Fazit
Kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten, wenn sie zusammen mit ihrem Steuerberater die Herausforderung angehen und nach und nach verschiedene Prozesse digitalisieren. Auf diesem Weg können sie viel Zeit und Geld einsparen. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem Berater gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
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