Seit dem 1. Januar 2018 kann die Finanzverwaltung Kassen-Nachschauen durchführen. Die Besonderheit: Die Amtsträger prüfen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb der Betriebsprüfung, ob der Betrieb seine Kasse ordnungsgemäß führt. Die Finanzverwaltung setzt dabei gezielt auf das Überraschungsmoment, um Manipulationen aufzudecken. Die Prüfung wird künftig in Abhängigkeit vom verwendeten Kassensystem auch den ordnungsgemäßen Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung umfassen. Für die betroffenen, zumeist bargeldintensiven Betriebe kann die Kassen-Nachschau bei der Feststellung von Unregelmäßigkeiten unangenehme Folgen haben. Denn die Finanzverwaltung kann ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt zu einer Betriebsprüfung übergehen, die zu der Hinzuschätzung von Einnahmen und damit zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann. Die Unternehmen sollten sich daher gut auf den Fall einer Kassen-Nachschau vorbereiten und auch während einer Nachschau bestimmte Faustregeln beachten.
Wie bereitet man sich optimal auf eine Kassen-Nachschau vor?
Betroffene Betriebe sollten organisatorische Vorbereitungen für den Fall einer Kassen-Nachschau treffen und allgemeine Verhaltensregeln für die Mitarbeiter aufstellen. In einer Anweisung an das Personal kann der Unternehmer festlegen, wer Auskünfte erteilen und Unterlagen herausgeben darf. Es empfiehlt sich zudem, die Situation der Kassen-Nachschau bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater zu besprechen, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Gemeinsam mit dem Steuerberater sollte der Unternehmer überlegen, ob für das Verfahren der ordnungsgemäßen Kassenführung eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation erstellt werden kann. Neben der Beschreibung der betrieblichen Organisation und Abläufe sollte eine Verfahrensdokumentation die Beschreibung sämtlicher kassenbezogener Datenverarbeitungsprozesse enthalten, die es den Prüfern ermöglicht, das Kassensystem zu verstehen und zu prüfen. Die Verfahrensdokumentation sollte die Zugriffs- und Benutzungsrechte aller Mitarbeiter, Regelungen zum Kassensturz, zur Kassenauszählung, zum Umgang mit Kassenfehlbeträgen sowie zur Führung des Kassenbuchs beinhalten. Auch besondere Vorkommnisse (z. B. Hausbons bei Verzehr durch Angestellte, Diebstahl von Ware oder Programmupdates eines elektronischen Kassensystems) können darin nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann die Verfahrensdokumentation dann gemeinsam mit etwaigen weiteren Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitungen der Kasse) vorgezeigt werden.
Wichtig ist zudem, dass die – in der Verfahrensdokumentation dargestellte – ordnungsgemäße Kassenführung auch tatsächlich gelebt wird. Die Unternehmer sollten darauf achten, dass die Kassenbücher und die Kassenberichte der offenen Ladenkasse täglich geführt werden. Unabhängig von der Frage, ob eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird, muss ein Kassensturz jederzeit möglich sein. Der Unternehmer sollte zu Kontrollzwecken daher regelmäßig einen Kassensturz selbst durchführen. So kann er beispielsweise sicherstellen, dass der Storno nicht in den Berichten unterdrückt wird und dass das Journal oder der Z-Bericht alle über die Kasse gebuchten Einnahmen enthalten.
Was ist während der Kassen-Nachschau zu beachten?
In der Regel erscheinen die Prüfer des Finanzamts zunächst anonym, um sich einen ersten Eindruck über die Kassenführung und die Nutzung der Kassenaufzeichnungssysteme zu verschaffen. Häufig machen sie auch Testkäufe.
Bei der eigentlichen Kassen-Nachschau betreten die Prüfer meistens zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten unangekündigt die Geschäftsräume des Unternehmens. Hier zahlt sich die gezielte Vorbereitung auf die Prüfungssituation aus. Der Unternehmer sollte seine Rechte und Mitwirkungspflichten kennen, alle Organisationsunterlagen der Kasse in den Geschäftsräumen bereithalten und sich kooperativ verhalten. Den Prüfern muss Zugang zum Kassensystem gewährt werden. Sie haben umfangreiche Prüfungsrechte und können Auskünfte zu den der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalten verlangen. Die Geschäftsräume dürfen sie hingegen nicht durchsuchen.
Die Prüfer sind verpflichtet, sich gegenüber dem Geschäftsinhaber oder dem kassenbedienenden Personal auszuweisen. Die Mitarbeiter sollten den Dienstausweis auf Echtheit prüfen und sich bei Zweifeln den Personalausweis des Prüfers zeigen lassen. Mit den persönlichen Daten kann dann eine telefonische Rückversicherung beim zuständigen Finanzamt eingeholt werden.
Außerdem empfiehlt es sich, schnellstmöglich seinen Steuerberater zu kontaktieren, damit dieser die Nachschau begleiten und auf die ordnungsgemäße Durchführung achten kann. Die Finanzbeamten sind jedoch nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Steuerberaters zu warten.
Fazit
Die Kassen-Nachschau stellt ein starkes Instrument der Finanzverwaltung dar und kann zu unangenehmen Situationen für die betroffenen Unternehmen führen. Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit die Prüfung reibungslos abläuft. Es empfiehlt sich, alle Details und Anforderungen bereits vorab mit dem Steuerberater zu besprechen und zu planen. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem qualifizierten Berater gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Webseite der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
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