Digitalisierung ist das Megathema. Die gesamte Wirtschaft befindet sich gerade dabei, Prozesse zu digitalisieren. Aufgrund der Corona-Pandemie hat diese Entwicklung einen weiteren Schub bekommen und auch viele kleine und mittelständische Unternehmen erfasst. Die Unternehmen erkennen die Potentiale der Digitalisierung und befassen sich mit den verschiedensten Technologien, um ihren Geschäftsalltag zu optimieren. Zugleich besteht jedoch große Unsicherheit. Wie geht man hier am besten vor? Die Digitalisierung des geschäftlichen Umfeldes bringt Chancen mit sich, birgt aber durchaus auch Risiken. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen müssen daher auf diesem Weg begleitet werden, um keine unnötigen Fehler zu begehen. Steuerberaterinnen und Steuerberater können hierbei unterstützen.
Mit den folgenden Maßnahmen kann die Digitalisierung in Gang gebracht werden:
Elektronische Rechnungen
Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann im Geschäftsleben viel Zeit und Geld eingespart werden. Der zeitaufwendige Weg über den Zustelldienst entfällt und Kosten werden eingespart, weil Papierrechnungen nicht mehr frankiert werden müssen. Die Umstellung führt außerdem zu einem schnelleren Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen. Allerdings existieren in der Praxis viele Formate und Übertragungswege, die individuell zu beurteilen sind. Dazu können Steuerberaterinnen und Steuerberater wertvolle Einschätzungen geben. Für Unternehmen etwa besteht bereits seit dem 27. November 2020 eine grundsätzliche Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen an Behörden.
Digitales Kassenbuch
Gerade für kleinere Unternehmen ist der Einstieg in die digitale Welt durch das Führen eines digitalen Kassenbuches einfach umzusetzen. Das handschriftliche Erfassen der Einnahmen und Ausgaben auf Papier entfällt – stattdessen können Inhaberinnen und Inhaber Geschäftsvorfälle bequem am PC eingeben. Steuerberaterinnen und Steuerberater stehen bei der Einrichtung beratend zur Seite und geben Hilfestellung zur Datenerfassung. Die Belege verbleiben im Unternehmen und die Daten aus dem digitalen Kassenbuch werden einfach in die Software der Steuerberaterinnen und Steuerberater integriert. Dabei haben sie auch immer im Blick, ob ggf. die gestiegenen Anforderungen an elektronische Kassensysteme von der Mandantschaft erfüllt werden, wie z. B. der Einsatz einer zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung.
Digitale Kontoauszüge
Die Umstellung von Papierkontoauszügen auf digitale Kontoauszüge ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Online-Banking ist für viele zur Routine geworden. Dabei übermitteln Banken Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kundschaft. Und hier ist Sorgfalt geboten. Denn elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind digitale Belege, die von Unternehmen immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahrt werden müssen. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Um diesen Vorgaben zu entsprechen, können Steuerberaterinnen und Steuerberater zusammen mit der Geschäftsbank diverse Möglichkeiten aufzeigen, wie digitale Kontoauszüge richtig archiviert und gleichzeitig in die Buchhaltung der Steuerberaterinnen und Steuerberater integriert werden.
Ersetzendes Scannen
Mit der technischen Möglichkeit, Papierdokumente zu scannen und dadurch eine Bild- oder PDF-Datei zu generieren, können i. d. R. alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wird dieses Verfahren angewandt, können damit die Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und -aufbewahrung erfüllt werden. Diese sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formuliert. Bei Einsatz eines entsprechenden Archivsystems sowie einer Verfahrensdokumentation, die von Unternehmen gemeinsam mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern erarbeitet werden, müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten.
Betriebswirtschaftliche Beratung
Steuerberaterinnen und Steuerberater sind kompetente Experten in betriebswirtschaftlicher Beratung. Wenn hierzu aktuelle unterjährige Daten aus der Finanzbuchhaltung, anstelle nur der Zahlen des letzten Jahresabschlusses herangezogen werden können, sind die besten Voraussetzungen für eine fundierte betriebswirtschaftliche Analyse und Planung geschaffen. Echtzeitdaten können für das Controlling genutzt und dadurch erkannte Planabweichungen zeitnah angepasst werden. Die Investitions- oder Liquiditätsplanung kann monatlich überprüft werden. Eine solche personalisierte und hochqualifizierte Beratung schafft einen echten Mehrwert und zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen.
Fazit
Die digitale Transformation meistern vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nur gemeinsam mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern. Nach und nach sollten dabei die verschiedenen Prozesse im Unternehmen angegangen und digitalisiert werden. Dies spart viel Zeit und Geld! Orientierungshilfe bei der Suche gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsen.
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